Vorgesetzte kennen das Problem, zu wenig oder kein ehrliches Feedback zu erhalten. Dabei profitiert das ganze Unternehmen davon, wenn Mitarbeiter auch ihrer Chefin ehrlich Rückmeldung geben können. Ragnhild Struss verrät, wie Sie als Führungskraft eine starke Feedbackkultur vorleben. 

Der Anteil der Führungskräfte, die von ihren Mitarbeitern regelmäßig Rückmeldung und Verbesserungsvorschläge einfordern, ist noch verschwindend gering. Umgekehrt gehen auch nur wenige Arbeitnehmer proaktiv auf ihre Chefs zu, um diesen aufrichtig „die Meinung zu sagen“ – zu groß ist die Angst um das eigene Standing im Unternehmen und zu wenig Vertrauen ist vorhanden, dass der Vorgesetzte offen und konstruktiv mit der Kritik umgehen wird. Auch Unwissenheit darüber, wie man das Feedback an den Vorgesetzten professionell und „im richtigen Ton“ ausdrückt, hält viele von diesem Schritt ab. 

Dabei geht wertvolles Potenzial verloren: Denn Sie können sich als Führungskraft weiterentwickeln, wenn Ihr Team Ihnen positiv spiegelt, was gut ankommt, und Sie aber auch auf Ihre Schwachstellen hinweist, die Ihnen vielleicht gar nicht bewusst sind. Eine vertrauensbasierte und offene Feedbackkultur kann zudem im Sinne der Schwarmintelligenz für mehr Erfolg auf Unternehmensebene sorgen. Wenn sich jeder – unabhängig von seiner Hierarchiestufe – dazu berechtigt oder sogar eingeladen fühlt, hilfreiche Kritik und Verbesserungstipps äußern zu dürfen, können Projekte besser gelingen, als wenn nur wenige über deren Verlauf entscheiden und womöglich Gefahren oder Chancen übersehen.  

Auf diese Arten können Sie Feedback einholen 

Einmal im Jahr sollten Mitarbeitergespräche stattfinden, in denen man den Mitarbeiter fragt, was gut lief und was nicht. Man könnte denken, das würde reichen. Tut es aber nicht. Denn dieser in nahezu jedem Unternehmen als Standard etablierte Austausch alleine bietet zu wenig Raum zum Besprechen aktueller Entwicklungen und fällt noch dazu häufig eher kurz aus, sodass sich Mitarbeitende dadurch nicht wirklich gesehen fühlen. 

Sorgen Sie dafür, dass aufrichtige gegenseitige Rückmeldungen das ganze Jahr über im Arbeitsalltag zur Normalität werden. Denn wenn auch die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen wissen, dass regelmäßiger Austausch stattfindet, ist zum einen die Hürde zu sprechen nicht mehr so groß – und zum anderen muss sich auch nicht mehr so vieles anstauen. Das Vertrauen, der Führungskraft auch mal Dinge sagen zu dürfen, wächst dadurch, dass wechselseitiges Feedback zum normalen Teil der Unternehmenskultur wird. Wichtig dabei ist vor allem, dass alle Beteiligten die Erfahrung machen: Es läuft im Nachhinein alles normal weiter im Arbeitsalltag. So verlieren solche Gespräche ihren „Schrecken“. Die folgenden Formen können Sie als Führungskraft für das Einholen von Feedback nutzen:

1. Kurze Gespräche zwischendurch

Die Basis einer guten Feedbackkultur bildet das alltägliche Miteinander, nicht nur die (selteneren) „offiziellen“ Gesprächstermine und Meetings. Schauen Sie regelmäßig am Arbeitsplatz Ihrer Mitarbeiter vorbei, zeigen Sie echtes Interesse und fragen Sie nach, wie es gerade bei ihnen läuft. Dieses Vorgehen macht Sie nahbar, stärkt das Verhältnis zwischen Ihnen und Ihrem Team und eignet sich besonders für projektbezogenes Feedback: Mit Fragen wie „Wie kommst du mit dem Projekt voran?“, „Brauchst du noch etwas von mir dafür?“ und „Welche Hindernisse gibt es aktuell?“ bekommen Sie wertvolle Informationen, auf deren Basis Sie die weiteren Arbeitsschritte optimieren können. 

2. Feedbackgespräche mit einzelnen Mitarbeitern

Hiermit ist nicht das „Jahresgespräch“ gemeint, sondern (kürzere) Treffen, die im besten Fall einmal monatlich stattfinden. Diese sollten zu einem festen Bestandteil der Arbeitskommunikation werden, damit Sie und Ihre Mitarbeiter sich auf diese Termine vorbereiten können. Es wird alle Seiten entlasten und die Lösung von Konflikten vereinfachen, wenn klar ist, dass man sich schon bald ehrlich über Probleme austauschen kann. Somit vermeiden Sie auch schwelende Ressentiments, die aus unausgesprochenen Frustrationen resultieren. Bitten Sie bei den Feedbackgesprächen die andere Person um ihre allgemeine Einschätzung der aktuellen Arbeitssituation und fragen Sie zudem konkret nach, was Sie als Chef bzw. Chefin noch besser machen können. Wenn Sie ruhig und aufgeschlossen auf das darauf folgende Feedback reagieren, stärken Sie langfristig die Bereitschaft zur Ehrlichkeit ihrer Mitarbeiter. 

3. Gesprächstermine mit dem ganzen Team

Nicht unbedingt so häufig wie die Einzelgespräche, aber doch mindestens einmal im Quartal sollten Sie die Chance nutzen, sich mit Ihrem gesamten Team auszutauschen. Auch bei diesen Terminen können Sie die allgemeine Stimmung und Einschätzung der Lage erfragen sowie Rückmeldung zu Ihrem Führungsverhalten einholen. Der Vorteil bei solchen Gruppentreffen ist, dass Sie daraus auch Schlüsse auf (verborgene) Gruppendynamiken ziehen können: Wie reagieren die Mitarbeiter aufeinander? Wer äußert sich besonders viel, wer ist eher schweigsam? Sorgen Sie dafür, dass alle gehört werden. Ein weiteres Plus: Mit dem Team als „Verstärkung“ trauen sich vor allem schüchterne Mitarbeiter eher, auf Problematisches hinzuweisen – während ihnen dies im Einzelgespräch schwerfallen könnte. 

4. Schriftliche Mitarbeiterbefragungen

Diese Methode können Sie ergänzend zum persönlichen Austausch etwa einmal im Jahr nutzen. Sie eignet sich besonders für große Unternehmen mit sehr vielen Mitarbeitern. Zudem können die Angestellten – insofern die Umfrage anonym stattfindet – auch die sensibelsten Themen kommentieren, ohne negative Konsequenzen für ihre Hinweise befürchten zu müssen. Bei schriftlichen Mitarbeiterbefragungen können Sie also mit großer Ehrlichkeit rechnen. Wichtig: Gestalten Sie den Fragebogen so, dass die meisten Aspekte der Mitarbeiterzufriedenheit quantitativ abgefragt werden, also mit einer numerischen Skala zum Ankreuzen. Das kostet einerseits beim Ausfüllen weniger Zeit und sorgt auch für eine schnellere Auswertung. Zusätzlich können Sie in geringerem Umfang offene Fragen stellen und Raum für eigene Formulierungen der Befragten lassen. So werden auch Themen erfasst, die Sie eventuell bei der Erstellung des Fragebogens übersehen haben. 

Entscheidend ist, wie Sie auf Mitarbeiter-Feedback reagieren

Das noch so ausgeklügelte Feedbacksystem bringt nichts, wenn Sie die (kritischen) Rückmeldungen nicht annehmen können, ungenügend darauf eingehen oder sogar gereizt und verteidigend reagieren. Nutzen Sie deshalb die folgenden Tipps, um das Beste aus dem Feedback herauszuholen:

• Nutzen Sie jede Rückmeldung als Informationsquelle: Ob Lob oder Kritik, ob von Ihnen sofort nachvollziehbar oder (zunächst) unverständlich – machen Sie sich klar, dass in jeglichem Feedback wertvolle – und zunächst neutral zu betrachtende –  Informationen enthalten sind, sowohl über Sie als auch über die sendende Person, deren Werte, Bedürfnisse und Wünsche. Alleine deswegen sollten Sie grundsätzlich jede Rückmeldung zunächst offen annehmen, auf sich wirken lassen und daraufhin abklopfen, was Sie daraus lernen können. Unterstreichen Sie dies, indem Sie die Aussage Ihres Mitarbeiters erst mal so stehen lassen und sich gegebenenfalls dafür bedanken, dass er Ihnen seine Sicht der Dinge ehrlich geschildert hat.
   
• Eigene Impulse zur Defensive kontrollieren: Achten Sie darauf, die Aussagen nicht auf ihre „Richtigkeit“ oder „Berechtigung“ hin zu bewerten. Interpretieren Sie sie nicht im Affekt und versuchen Sie, eventuell auftretende emotionale Impulse zunächst einmal in sich zu beobachten. Wenn Sie sich heftig vom Feedback Ihres Mitarbeiters getroffen fühlen, widerstehen Sie unbedingt dem Drang zu widersprechen oder sich für Ihr Verhalten zu rechtfertigen. Gerade die Themen, die uns emotional stark berühren, traurig, wütend oder ängstlich machen, sollten Sie genauer unter die Lupe nehmen (im besten Falle auch in Ruhe nach dem eigentlichen Gespräch). Häufig handelt es sich dabei um eigene Schattenanteile, die Sie in Ihr Unbewusstes verbannt haben – weil Sie sich selbst nicht erlauben, so zu sein, oder weil sie nicht Ihrem Ideal von sich selbst entsprechen (siehe dazu auch diesen Artikel). Ausgerechnet auf diese Dinge hingewiesen zu werden, tut weh. Doch es lohnt sich, sich damit auseinanderzusetzen. Denken Sie daran, in solchen Fällen Ihre starke Emotion nicht abwehrend auf Ihren Mitarbeiter zu beziehen, sondern atmen Sie durch, bleiben Sie ihm gegenüber souverän und nutzen Sie das verborgene Entwicklungspotenzial für sich selbst.
   
• Lassen Sie Konsequenzen folgen: Nur wenn ihr Feedback auch einen Effekt hat, werden Ihre Mitarbeiter es überhaupt als lohnenswert empfinden, sich mit ihren Rückmeldungen ehrlich an Sie zu wenden – und dafür ihre Sorge vor beruflichen Nachteilen und Konflikten hintenanzustellen. Klagen beispielsweise mehrere Teammitglieder über Rückenschmerzen, beauftragen Sie einen Profi für ergonomische Arbeitsplätze, der die Ist-Situation überprüft. Wünscht sich ein Angestellter mehr Beachtung, bemühen Sie sich, regelmäßig kurze Gespräche mit ihm zu führen. In manchen Fällen können Sie auch mit Ihren Mitarbeitern gemeinsam überlegen, welche Veränderungen umgesetzt werden sollten, um Probleme zu überwinden und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Fazit

Führungskräfte, die sich offen für Anmerkungen zeigen und aktiv Feedback einholen, wirken nahbar und charakterstark. Einen guten, unabhängigen und authentischen Selbstwert zu beweisen, indem Sie auch das kritische Feedback Ihrer Mitarbeitenden ernstnehmen, stärkt die Bindung im Team und stärkt das Vertrauen in Sie. Sie überwinden klassische Hierarchiestrukturen, bei denen nur der Chef seine Mitarbeiter beurteilt, und ebnen den Weg für Kommunikation auf Augenhöhe. All das bietet Ihnen als Vorgesetzter nicht nur eine große Chance zur eigenen Weiterentwicklung, sondern vermittelt auch den Angestellten das positive Gefühl gehört zu werden. Eine höhere Motivation und eine starke Bindung ans Unternehmen sind die Folge – das sind viele gute Gründe, warum sich das Etablieren einer allseitigen Feedbackkultur lohnt. 

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05.10.2020